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Las cinco prácticas inadecuadas sobre factura electrónica más extendidas en la pyme española

Anfix ha puesto un Escritorio Profesional en la nube para gestión empresarial y ha elaborado un listado con los cinco principales errores que cometen las pymes y los autónomos a la hora de la facturación electrónica.

Actualmente, según el Observatorio Nacional de las Telecomunicaciones y Sociedad de la Información (ONTSI), menos de la mitad de las pequeñas empresas españolas facturan de forma electrónica. Muchas de ellas ni siquiera disponen de firma electrónica o tienen problemas relacionados con la infraestructura informática de la empresa.

1. Considerar a la factura electrónica carente de validez legal. Algo en lo que caen todavía algunas empresas, ya que desconocen que la factura electrónica es un equivalente funcional de la factura en papel. La factura electrónica consiste en la transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados reconocidos. Para que ésta sea legal ha de contener los campos obligatorios exigibles a toda factura, estar firmado mediante una firma electrónica avanzada basada en certificado reconocido y ser transmitida de un ordenador a otro recogiendo el consentimiento de ambas partes.
2. Considerar que un PDF es una factura electrónica. Esto implica que las facturas emitidas simplemente con formato PDF están mal formadas y no cumplen con los requisitos legales, pues para ello deben tener además una firma electrónica y cumplir con los requisitos anteriormente comentados de:
   • Autenticación: la firma digital identifica al firmante, es equivalente a la firma física de un documento.
    • Integridad: es posible verificar que los documentos firmados no hayan sido alterados por terceras partes
    • No repudio en origen: el emisor no puede negar haber enviado el mensaje.
3. Cometer errores de forma en el cumplimiento de la ley de facturación electrónica. Si bien es cierto que al inicio del uso de las facturación electrónica existía cierta confusión acerca de los formatos aceptados por la ley, la realidad apunta que son válidos aquellos que se acompañen de una firma digital reconocida que certifique la autoría de la factura.
4. Mantener la creencia de que por ser autónomo o pyme es innecesaria y poco funcional la facturación electrónica. No sólo es extraordinariamente funcional, sino que en términos de seguridad, al ser un documento digital, permite hacer copias de seguridad de acuerdo con la normativa legal vigente de forma sencilla y rápida.
5. Pensar que los procedimientos caseros resultan más económicos que las soluciones profesionales adecuadas. Esta percepción se explica no tanto por la costumbre sino porque la puesta en marcha de la infraestructura requerida para generar facturas electrónicas hasta la llegada de soluciones como el escritorio profesional de Anfix, era caro para algunas empresas, ya que precisaban de un personal TI, que no todas tienen y se encontraban con una ley compleja que no siempre ha resultado fácil de interpretar. Con la llegada de soluciones de facturación electrónica en la nube, todas las incógnitas de esta derivada tecnológica quedan resueltas de forma sencilla, completa y conforme a la normativa vigente.